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アイデアやタスクを洗い出し仕事を効率化できるマインドマップツール「MindMaster」

どうも、パソコンブロガーのケンさん(@pasolog_ken)です。

仕事の効率化をできるツールは色々ありますが、マインドマップもその内の1つです。

マインドマップは、日々溢れるタスク、TODOやアイデアなどを効率良くアウトプット・整理することで見える化し、その後の作業を効率的に進めることができるツールです。

 

仕事のタスクを上手くまとめられず、仕事が上手く進まないな…

頭の中のアイデアと上手くまとめられないかな…

とお悩みの方におすすめなのが、マインドマップの『MindMaster』というツールです。

≫ 関連記事:アイデアや思考の整理に重宝するマインドマップアプリ『MindMaster』

 

 

仕事効率化ツール「MindMaster」とは?

MindMasterは、マインドマップツールですが、そもそもマインドマップでどういったことができるのか説明します。

その後に、どういった部分に活用して、どう仕事が効率化できるのか解説していきます。

 

マインドマップとは、自分の思考プロセスを「見える化」したノート法のことです。

思考やアイデア、その他色々なものをアウトプットし、マインドマップに落とし込むことで、頭の整理をしながら、より広く、深く思考を巡らせることができます。

 

具体的には、次のような図となります。

これは実際に、『MindMaster』で、当ブログ:パソログのカテゴリをまとめたものです。

 

最初に大きなものを中心に持ってきて、それに関連したものを細分化していくというイメージですね。

このようにアウトプットすることで、色々な思考やアイデアをどんどん広げて、深堀していくことが可能となります。

 

アイデアなどは、どこかに書き留めておかないと頭の中で考えただけではすぐに忘れてしまいますからね。(笑)

 

マインドマップツールを使うことで

  • 綺麗に見やすく
  • 素早く
  • 簡単に

アウトプットすることができます。

紙に書き出しても良いですが、スペースが無くなったり、後で整理するということができないので、最終的にはごちゃごちゃになると思うので、こういったツールを使った方が良いですね。

 

では、このマインドマップツールを使うことで、どのように仕事などを効率的に進めることができるのか解説していきます。

 

 

仕事を効率化できる部分について

マインドマップツールは、仕事のタスクやアイデアなどをアウトプットして、見える化することに向いています。

そのため、仕事に取り掛かる前に、作業の洗い出しや整理、全体の作業量を見ることができます。

 

最初にアウトプットする時間は必要になってきますが、

タスクを洗い出すことで漏れの無い作業ができる

全体量を把握することでスケジュールを組みやすい

などのメリットがあり、仕事をする上で不明確な部分を減らすことができます。

 

この不明確な部分が後からどんどん出てくるような仕事の進め方ですと、最初に想定していなかった作業が大量に出てきますし、スケジュールもコロコロと変わることになります。

結果的に、非効率な作業になってしまいますので、それを防ぎ、効率的に仕事を進めていくために、事前のマインドマップツールでの仕事の洗い出しが重要になるという訳です。

 

仕事を進める前に、全体の作業量をアウトプットし、見える化しておく重要性が分かって頂けたと思います。

その上で、色々な作業を管理するツールがありますが、マインドマップツールを使う利点、どういった部分が効率的になるのかを深堀していこうと思います。

 

具体的に、マインドマップツールを使うことで、効率化できる部分は次の点かなと思います。

  • アイデアやタスクなどの洗い出し・整理・不足部分の補完ができる
  • タスクの洗い出し:最初に全体の作業量を見える化できる
  • アイデアの洗い出し:素早いアウトプット、後から整理ができるのが強み
  • スマホ版で移動時間などのスキマ時間を有効活用【PC同期機能あり】

 

では、1つ1つ詳しく見ていきましょう。

 

アイデアやタスクなどの洗い出し・整理・不足部分の補完ができる

まず、上でも述べたように、アイデアやタスクの洗い出し、見える化が簡単にできます。

 

実際のマインドマップで作成した図をみると、階層ごとに分かれていることが分かると思います。

大枠から細かい部分まで、アウトプットできるので、アイデアやタスクなどをどんどん細かく洗い出すことができます。

 

また、後から見直したときに、

  • 手軽に場所を移動することができる(整理)
  • 一通りアウトプットした後に全体を見直すことで、不足部分も見えてくる(不足部分の補完)

ということが簡単にできます。

 

洗い出す際に、どんどん深掘りして、細かくアウトプットすることは、精度を高める上で重要ですが、それと同じぐらいに、一歩引いて全体をざっと見直すことも重要です。

全体を見直すことで、ここが足りない、この場所に追加するのは不適切だな…ということが見えてくると思います。

 

紙やメモ帳で洗い出すもの良いと思います。

ですが、

  • 後から見直して整理するとき
  • 不足部分の追加をするとき

の手直しが簡単・手軽というのは、マインドマップツールの大きなメリットと言えるでしょう。

 

タスクの洗い出し:最初に全体の作業量を見える化できる

タスクを事前に洗い出しておくことで、作業に取り掛かる前に全体の作業量が見える化できるというのが仕事の効率化に繋がってきます。

 

仕事をする上で、最初に作業量を把握しておくことは基本だと思いますが、これをしておくことで、

  • スケジュール・作業時間をできるだけ正確に見積もる
  • 後から、予想外の作業が出てくるリスクを最小限する

ことができます。

 

これは仕事を進める上でとても重要ですよね。

また、マインドマップツールで細かくタスクの洗い出しが可能なので、途中で予想外の作業が発生して、スケジュールが狂うというリスクもできるだけ少なくすることができます。

 

見積もった作業を見積もった時間で仕事を進める。

これが一番仕事を効率化できる進め方で、その精度を高めてくれるのがマインドマップツールというわけですね。

 

おすすめしているマインドマップツール『MindMaster』であれば、タスクに作業の優先度、進捗率、期限などのタスク情報も書き込めるので、作業管理にも適しています。

優先度や進捗率などのタスク形式のマインドマップも含めてレビューをしているので、良かったら参考にしてみて下さい。

≫ 関連記事:アイデアや思考の整理に重宝するマインドマップアプリ『MindMaster』

 

スマホ版で移動時間などのスキマ時間を有効活用【PC同期機能あり】

バスや電車などのちょっとした移動時間で、スマホからサクッと手軽にマインドマップを作ることもできます。

また、作るではなく、パソコンとスマホ間で同期することも可能なので便利ですね。

 

スマホ版や同期機能があれば、

パソコンでマインドマップを作っているが、これから友達と食事の用事があって、電車に乗らないといけない…

という時も、続きを電車などのスキマ時間で進めることもできるので、仕事の効率化になりますね。

ファイルは同期されているので、帰ってきたら、また続きをパソコンでできます。

 

マインドマップツールによってスマホ版・同期機能があるかどうかが分かれてきますが、『MindMaster』であればスマホ版・同期機能があるのでおすすめですね。

≫ 関連記事:アイデアや思考の整理に重宝するマインドマップアプリ『MindMaster』

 

アイデアの洗い出し:素早いアウトプット、後から整理ができるのが強み

タスクを洗い出して、仕事の効率化に繋げる話をしましたが、マインドマップツールは、アイデアの洗い出しにも一役買ってくれます。

 

  • ブログを運営していたり、
  • Youtubeなどで動画作成・編集をしていたり
  • 書籍などで文章を書いたり

といったクリエイティブな方の場合、頭の中にアイデアがたくさんあると思います。

その頭の中のアイデアをアウトプットして整理することは、質の高いコンテンツを生み出す上で、とても重要になってきます。

 

そんな時にもマインドマップツールを使うことで、素早くアウトプットすることができます。

 

使い方として、例えば、

【ブログ関連】

・ブログのカテゴリの洗い出し

・ブログの記事や構成の洗い出し

(Youtubeなどの動画や構成にも使える)

【書籍】

・盛り込む内容の洗い出し

・章単位で区切って書く内容を整理する

などを洗い出すことができますね。

 

ケンさん

俺は、ブログを作る時のアイデアを書き留めておくのに使ってるで!

 

この記事では、仕事の効率化を中心に解説していますが、使い方によっては、本当に幅広く使えるのがマインドマップの良いところですね。

 

 

まとめ:仕事の初期段階で役立つ効率化ツール「MindMaster」

仕事をスケジュール通りに、効率良く進めるためには、

  • 作業・タスクの洗い出し・整理・見える化
  • 全体像を見直して不足部分も洗い出す
  • 後からの想定外の作業をできるだけ少なくする

ということが重要になってきます。

 

仕事を効率化するためのツールは色々あると思いますが、その中でもマインドマップは、上の3つのことが簡単、かつ、素早くできるのでおすすめです。

 

MindMaster』であれば、タスクに作業の優先度、進捗率、期限などのタスク情報も書き込めるので、作業管理にも適しています。

優先度や進捗率などのタスク形式のマインドマップも含めてレビューをしているので、良かったら参考にしてみて下さい。

≫ 関連記事:アイデアや思考の整理に重宝するマインドマップアプリ『MindMaster』

 



どうも、ケンさん(@pasolog_ken)でした。

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